Uzak ekiplerin yönetimini kolaylaştıran 4 işbirliği aracı

Personelinin tamamı uzaktan çalışan bir şirkette değilseniz bile zaman zaman evden çalıştığınız ya da müşteri ziyaretindeyken çalıştığınız oluyordur.

Uzaktan çalışan bir ekibin yönetiminin ne derece karışık olabildiği bilinen bir gerçek; buna bir de ofis ortamında görülmeyen özellikleri eklemek gerekir. Çalışanlar uzaktan çalışmanın en zor yanları arasında güven olduğunu pek çok farklı araştırmada vurgulamakta.

Güven, sonuçta sadece ‘hissetmek’ zorunda olunan bir kavram olsa da kurumunuzda güven kültürünü yaratmaya yardımcı liderlik araçları ve teknolojilerinden yararlanarak uzaktan çalışan ekipler arasında sorunsuz iş ilişkileri, saygı ve karşılıklı güven oluşturabilirsiniz.

Aşağıda uzak ekiplerin yönetimine yardımcı olacak dört aracı bulacaksınız.

Görüntülü Arama

Çalışanların iletişim yöntemlerine dair küresel bir çalışma yaptık. Çalışmada, kendilerine sağlanan tüm araçlara rağmen insanların yüz yüze toplantıları tüm diğer iletişim biçimlerine tercih ettiğini gördük.

Peki uzaktan çalışan bir ekip bunu nasıl yapabilir? Ankette, uzaktan çalışanların yüzde 41’i görüntülü konferansı kesinlikle tercih ettiğini ve yolculuğun getirdiği zaman ve para maliyeti olmadan insanları bir araya getiren mükemmel bir yöntem olduğunu belirtti.

Skype for Business gibi görüntülü konferans araçları uzaktan çalışanların yüz yüze görüşmelerine, birbirlerinin kişilik ve tavırlarını görmelerine, beden dillerindeki ayrım ve vurguları algılamalarına olanak tanıyarak fikirlerini paylaşmayı, güçlü konuşmalar ve işbirliği yapmalarını kolaylaştırır.

Affinity Workforce, Birleşik Krallık’ta kamu sektörüne işe alım hizmeti veren en büyük özel sektör şirketlerinden biri. Ülke çapında bir ağa sahip olan şirket iletişimlerinde Skype gibi araçları kullanıyor. Affinity Workforce’un CTO’su Chris McCall, “Ofislerimiz farklı coğrafi alanlara yayılmış durumda, ama Skype ve Yammer gibi iletişim araçları uzaklıkları kapatarak çalışanları yakınlaştırmamıza yardımcı oluyor,” diye anlatıyor.

Anlık ileti

E-posta iletişim için güzel bir araç, ama çalışanların günlerinin yarısını e-postalarla uğraşmakla geçirdikleri halde bunların ancak yüzde 14’ünün geçerli içerikler olduğunu biliyor muydunuz?

Anlık ileti, uzak ekipler arasındaki kısa konuşmalar için mükemmeldir. İşle ilgili kısa bir soru ya da sabahları çay alırken ayaküstü yapılan sohbetler olsun, geleneksel ofislerde kendiliğinden gelişen sohbetlerin yerini tutan mükemmel bir yöntemdir.

Yazılım geliştirici iSalon uzak iletişimlerinde Microsoft Teams kullanıyor. iSalon’un BT Müdürü Ryan Taylor, “Microsoft 365 ile ofisteki çalışanlar ve uzaktaki çalışanlar ile iletişimimde farklı yöntemler kullanıyorum,” diyor. “Uzun e-postalar yazmak yerine Teams’de anlık ve depolanarak daha sonra kolayca getirilebilen grup konuşmaları yapabiliyoruz. Teams’de Twitter bildirimlerine bağlantı vererek, sunduğumuz teklifler ve müşteri geribildirimlerine dair güncel gelişmeleri izleyebilme yeteneğini çok beğeniyorum.”

Paylaşılan çalışma alanları

Söz Microsoft Teams’den açılmışken, kuşkusuz belgeler ve süreçler üzerinde de işbirliği yapmak istersiniz. Bunu elbette e-posta yoluyla da yapabilirsiniz, ama güncel olanın hangi sürüm olduğu konusu kısa bir sürede karmaşık bir hale gelebilir.

Teams ya da SharePoint gibi paylaşılan çalışma alanları işte bu noktada devreye girer. Çalışanlarınızın bulundukları her yerden aynı dosyalar üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışabilecekleri, başkalarının ne yaptığını görebilecekleri ve herkesin erişiminin olduğu tek bir merkezi konum oluşturarak sürümleri denetleyebilir, oluşturma sürecini basitleştirebilirsiniz.

Londra merkezli Association for Consultancy and Engineering (ACE) uzak masaüstü sistemini kullanırken sorun yaşıyordu. Gecikmeler olabiliyordu; çalışanlar işbirliği yapmakta ve şirketin bir parçası olarak çalışmakta sıkıntı çekiyordu. Dernek Microsoft 365’e geçtikten sonra bu durum değişti.

Dijital Bölüm Yöneticisi Sebastian Ailioaie “İnsanlar belgeleri kolayca paylaşabilmeye ve sürüm karışıklığı yaşamadan çevrimiçi düzenleyebilmeye başladılar. Şirket içi işbirliğinde yaşadığımız sorunlar ortadan kalktı,” diyor. “Çalışanlarımız her yerden sorunsuzca çalışabiliyorlar.”

Paylaşılan sanal görev listeleri

Ekipler arasında çevrimiçi çalışıyorsanız, herkesin ortak projelere dair güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak biraz zor olabilmektedir. Sanal görev listeleri ile, ekibiniz tüm görevlerini ve bu görevlerin durumunu liste halinde görebilir; böylelikle herkesin bilgi sahibi olması kolayca sağlanır.

Bu görev listelerini pratikleştirmek için bazı uygulamalar size görevlere dosya ekleme, bu dosyalar üzerinde işbirliği yapma, notları paylaşma, hatta ayrı bir uygulama kullanılması gerekmeden dosyalar hakkında konuşma seçeneğini de sağlar. Kişilerin zamanlamaları birbirine uymadığında tüm bunlar çalışmayı kolaylaştırır.

iSalon bunun üretkenlikte sağladığı kazanımları hemen gördü. “Microsoft Teams ile her şey değişti. Uygulamayı açtığınız anda bilgi bulmaya, paylaşmaya ve eklemeye hazırsınız. Teams’de doğrudan bir konuşmanın içinden sesli ya da görüntülü arama da başlatabiliyorsunuz,” diyor Taylor. “Artık daha hızlı ve daha basit biçimde işbirliği yapıyoruz. Microsoft 365 ile uygulamalar herkese sağlandığı için uzaktaki çalışanlar da ofistekilerle aynı deneyimlere sahip. Her şeyi OneDrive’a kaydediyor ve buradan erişebiliyorlar.”

Uzaktan çalışanların yükselişi

Uzaktan çalışma giderek popülerleşiyor. Bu nedenle işbirliğine dayalı deneyimler oluşturmak, ilişkileri geliştirmek ve nitelikli projeler yürütmek için ihtiyacınız olan teknolojiye yatırım yapmak önemlidir.

Daha fazlasını öğrenin

Kullanabileceğiniz diğer ekip çalışması araçlarını keşfedin (İngilizce) >
Ekibinizin tek bir birim olarak çalışmasına yardımcı olabileceğiniz on yol (İngilizce) >
Ekip çalışması kılavuzu (İngilizce) >
Çevrimiçi toplantıları yönetmenin en iyi yöntemleri (İngilizce) >
İşgücünüzü birleştirin (İngilizce) >