Başarılı toplantılar için 5 adım

WIN12_Morayma_03

Microsoft çalışanı olarak gün içinde sık sık toplantılara katılıyorum. Bu toplantıların bir kısmı şirket içi, bir kısmıysa müşterilerimiz ve iş ortaklarımızla olan toplantılar. Herkesin çalışma zamanı çok değerli olduğu için toplantıyı ancak önemli konuları yüz yüze konuşmak için düzenlemeyi öneriyorum. Basit konularda e-posta üzerinden ilerleyebiliriz.

20 yılı aşkın sektörel deneyimimle başarılı toplantılar için kendime 5 adım belirlerdim. Bunları sizlerle de paylaşmak isterim:

1. Ajanda

Toplantının sonucuna ulaşması için, katılımcıların toplantıda hangi konuların konuşulacağını önceden bilip hazırlık yapması çok önemli. Toplantı talebi içinde toplantı ajandanızı paylaşıp katılımcıları bilgilendirebilirsiniz.

2. Toplantı notu

Toplantı sırasında not tutarak hem katılımcılar hem de katılamayanlarla toplantı sonrasında paylaşın. Bunun için Outlook’un toplantı talebi içinde yer alan ‘Toplantı Notları’ bölümünden bağlantılı bir OneNote belgesi yaratabilir, toplantı notlarınızı hem yazılı hem de sesli olarak paylaşabilirsiniz. Toplantıdan aksiyon alınabilir kararlarla çıktığınızdan emin olun.

3. Kısa ve enerjisi yüksek toplantılar

Her toplantı 1 saat olmak zorunda değil. 30 dakikalık toplantılar çok daha verimli olacaktır. 30 dakika yetmiyorsa, maksimum 45 dakika süre belirleyin. Kendinize toplantılar haricinde ekstra zaman yaratın.  Toplantılarınızı kısa ama yüksek enerjili tutun.  Bunu yapmak için ofis dışında farklı bir mekân seçebilir ya da toplantı odasında sandalyeleri kaldırıp ayakta yazı tahtası önünde konuşabilirsiniz. Çok daha yaratıcı fikirler ortaya çıkacaktır.

4. Katılımcılar

Toplantıya sadece konuyla ilgisi olan kişileri davet edin. Toplantıya katılacak kişi sayısı arttıkça, toplantı uzayacak ve karar vermek zorlaşacaktır.

5. Sanal toplantılar

Yoğun iş koşturmacasında herkesi toplantı için aynı mekânda buluşmaya zorlamamalıyız. Çalışanlarımızın olabildiğince sahada müşterilerimizle olmasını istediğimiz bu günlerde ofiste herkesi toplayıp, zaman kaybetmek yerine, toplantılara her zaman, her yerden, internete bağlı herhangi bir cihazdan katılabileceğimizi unutmayalım. İsterseniz PC’den, ister tablet, ister akıllı cep telefonunuzdan.  Skype for Business sayesinde artık ofislerimiz dört duvar ile sınırlı değil. Sesli görüntülü görüşmelerimizde, yüz yüze toplantılarımızdaki gibi hazır bir sunumun üzerinden geçip etkili toplantılar düzenlemek mümkün.

Aslında başarılı toplantılar yapmak çok da zor değil, sadece bunları günlük çalışma hayatımızın bir parçası haline getirmemiz gerekli.

Söylemeden geçemeyeceğim bir nokta da toplantılara asla geç kalmayın. Bunun için de Outlook’unuzdaki hatırlatma özelliğini kullanabilirsiniz.